ธุรกิจเมื่อมีขนาดใหญ่ขึ้น จะมีแผนกงานต่างๆ ที่ปฏิบัติงานกันอยู่หลายแผนก เช่น ฝ่ายขาย จัดซื้อ ผลิต คลังสินค้า การเงิน การขนส่ง ฝ่ายบุคคล เป็นต้น โดยแต่ละแผนกถึงจะมีการทำงานแยกกัน แต่ก็จะต้องมีการประสานงาน และแลกเปลี่ยนข้อมูลกันอยู่เสมอ โดยมีฝ่ายบริหารเป็นผู้สั่งการและควบคุม การที่มีผู้ร่วมงานจำนวนมาก และข้อมูลหรือเอกสารจำนวนมาก ทำให้การบริหารจัดการเป็นเรื่องใหญ่ และมักใหญ่กว่าที่เราคิด หรือบางครั้งอาจเกิดภาพจำจากสมัยที่องค์กรยังมีขนาดเล็ก ทำให้เกิดความรู้สึกว่าไม่ได้ซับซ้อนอะไร แล้วยังคงใช้วิธีการแบบง่ายๆ เช่นการใช้ระบบกระดาษ การเดินส่งเอกสาร การแจ้งบอกเป็นจดหมาย อีเมล หรือโปรแกรมสนทนา แต่แท้จริงแล้วการที่องค์กรมีขนาดเพิ่มขึ้นเพียง 10% ก็อาจทำให้มีความยุ่งยากในการจัดการเพิ่มขึ้นกว่า 2 เท่าเลยก็เป็นไปได้
เมื่อหัวใจของธุรกิจ คือการเชื่อมประสานระหว่างแผนกต่างๆ และการจัดการกับข้อมูล ดังนั้นจึงมีการนำระบบสารสนเทศและคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการ แต่อาจนำมาใช้เพียงแค่เครื่องมือบางอย่าง เช่น โปรแกรมจำพวกไมโครซอฟท์ออฟฟิซ หรือบริษัทบางแห่งอาจพัฒนาโปรแกรมเฉพาะทางเพื่อการทำงานในองค์กร ซึ่งก็ช่วยจัดการได้ แต่บ่อยครั้งเมื่อบริษัทมีขนาดใหญ่ขึ้นอีก หรือมีกิจกรรมการทำงานที่เพิ่มขึ้น การใช้โปรแกรมซึ่งรับผิดชอบส่วนเดียวก็ไม่เพียงพอ หรือแต่ละแผนกก็ใช้เครื่องมือโปรแกรมคนละตัว ไม่สามารถส่งข้อมูลระหว่างโปรแกรมได้ หรือมีความสามารถไม่เพียงพอ เช่นไม่สามารถสร้างรายงานที่ต้องการได้ หรือไม่สามารถแจ้งเตือนเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่จำเป็นต้องแจ้งผู้เกี่ยวข้องได้
ดังที่กล่าวข้างต้น จึงมีการคิดพัฒนาซอฟท์แวร์ซึ่งสามารถรวบรวมข้อมูล และประมวลผลข้อมูลจากแผนกต่างๆ ของทั้งองค์กร มีฟังก์ชั่นการทำงานที่สนับสนุนกิจกรรมของทุกแผนก และผู้ใช้งานสามารถเห็นข้อมูลเดียวกัน เชื่อมโยงส่งถึงกันได้แบบไร้รอยต่อ เช่น เมื่อมีการสั่งซื้อจากลูกค้า ฝ่ายขายสามารถเช็คข้อมูลสต็อกสินค้า สามารถออกใบเรียกเก็บเงินซึ่งจะเข้าระบบการเงินให้กับเจ้าหน้าที่บัญชี ออกเอกสารส่งของให้กับฝ่ายขนส่งสินค้าซึ่งจะได้รับใบสั่งงานและมีการแจ้งเตือนงาน เมื่อมีการชำระเงินก็จะเกิดบันทึกการรับเงิน สามารถประมวลผลข้อมูลออกเป็นรายงานสินค้าขายดีประจำไตรมาสให้ผู้บริหารสามารถพิจารณา หรือปรับนโยบายการผลิตได้ โดยทั้งหมดนี้ใช้ซอฟท์แวร์เพียงตัวเดียว ติดตั้งอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์แม่ข่ายในบริษัท การทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว ทุกคนมองเห็นข้อมูลตรงกัน และลดจำนวนเอกสารกระดาษลงได้อย่างมาก
ซอฟท์แวร์ประเภทนี้เรียกว่า Enterprise Resources Planning หรือ ERP ซึ่งเป็นซอฟท์แวร์ขนาดใหญ่และมีความซับซ้อน จึงต้องการผู้เชี่ยวชาญในการติดตั้ง การปรับตั้งค่าให้เข้ากับธุรกิจที่จะใช้งาน การฝึกอบรมผู้ใช้งาน และการบำรุงดูแลรักษา
รวบรวมข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลาง ลดความไม่สอดคล้อง
สามารถแชร์ข้อมูลหรือเอกสารให้ผู้เกี่ยวข้องได้ง่าย
การทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว ลดขั้นตอน ไร้รอยต่อ
มีเครื่องมือที่เหมาะสมกับงานมากมาย
ลดเอกสารกระดาษ และของสิ้นเปลืองที่เกี่ยวข้อง
ลดความผิดพลาดจากผู้ใช้ (Human Error)
ลดการรั่วไหลของค่าใช้จ่าย หรือรูรั่วทางการเงิน
ประมวลผลสถิติ รายงาน ได้หลายรูปแบบ
ช่วยในการตัดสินใจเชิงนโยบายและการวางแผน
ส่งเสริมภาพลักษณ์ขององค์กร
ข้อมูลเก็บกระจายกัน อาจอัพเดทไม่ตรงกัน
การส่งอาจต้องส่งไฟล์โดยส่วนตัว ไม่สะดวกประสานงาน
งานมักต้องทำหลายขั้นตอน หรือผ่านหลายคน
หากไม่มีเครื่องมือช่วยต้องหาทางประยุกต์เฉพาะหน้า
ต้องทำเอกสารกระดาษมากมาย
การดูด้วยสายตา ทำหรือคำนวณด้วยมือ มักผิดพลาดได้ง่าย
มักละเลยค่าใช้จ่าย หรือสิ่งสิ้นเปลืองโดยไม่จำเป็น หากไม่บันทึก
ข้อมูลที่กระจัดการะจายทำให้สรุปหรือสร้างรายงานยาก
ไม่เห็นภาพรวมของธุรกิจ ทำให้วางแผนได้ยาก
องค์กรดูล้าสมัย หรือดูไม่เป็นมืออาชีพ